Bei der Wahl des Konferenzortes sind folgende Faktoren von großer Bedeutung: die Herkunft von Teilnehmern, ob die Veranstaltung die internationale Konferenz ist, die Teilnehmerzahl. Es ist empfehlenswert, die Konferenz in größeren Städten oder Konferenzzentren zu organisieren. Größere Städte bieten zahlreiche Möglichkeiten für reibungslose Konferenz und außergewöhnliche Rahmenprogramme an: angefangen von touristischen Programmen und attraktiven Angeboten speziell für Business Touristen und abgeschlossen mit zahlreichen breiten Restaurants- und Vergnügenangeboten. In größeren Veranstaltungsorten gibt es außerdem viele Möglichkeiten, damit das Rahmenprogramm reibungslos abrollt.
Größere Veranstaltungsorte und Städte sind auch in dem Fall für den Verlauf einer Konferenz empfehlenswert, wenn Teilnehmer zur Konferenz aus anderen Ländern kommen. Internationale Konferenzen verlangen mehr Aufwand, der Nutzen ist aber auch deutlich größer.
Alle wissen, dass perfekte Unterkunft den perfekten Verlauf einer Veranstaltung sichert. Deswegen sollte man bei der Vorbereitung einer Konferenz der Unterkunft möglichst viel Aufmerksamkeit schenken. Es ist bewiesen, dass die Ergebnisse einer Veranstaltung deutlich größer sind, wenn alle Teilnehmer in einem Unterkunftsort beigebracht sind. Keiner Teilnehmer würde zufrieden sein, wenn er lange bis zum Konferenzort fahren sollte. Die Zufriedenheit der Teilnehmer erhöht die Qualität und den Erfolg der Veranstaltung.
Was die Koferenzräume betrifft, sollte man beachten, dass es genug Platz für alle Teilnehmer gibt. Das für Konferenzen gewidmete Gebäude oder Gebäudenkomplex muss viele Voraussetzungen entsprechen: es muss einige große Räume für gemeinsame Sitzungen, Vorträgen und andere Veranstaltungen haben, dort sollten auch kleinere Räume Gruppenarbeit oder kleinere Veranstaltungen vorhanden sein, auch Räume für Pausen sind sehr wichtig. Das gesamte Gebäudenkomplex muss der zuverlässige Konferenzenservice bedienen.
Bei der Veranstaltung von Konferenzen muss man die Verpflegung auch beachten: Konferenzteilnehmer wollen ihre Malzeiten richtig genießen. Für Kaffeepausen muss nichts fehlen, in der Kaffeepausen muss das Begleitpersonal rasch die Besorgung machen. Dafür ist auch der Konferenzservice zuständig. Eine Möglichkeit: für Verpflegung kann man Catering-Firmen einberufen.
Damit die Konferenz erfolgreich ist, muss man auch um das vielfältige Rahmenprogramm kümmern. Die Teilnhemer eines Events dürfen wählen, wie sie ihre Freizeit verbringen wollen: Deswegen sollte man einige Optionen vorbereiten.
Es ist schon Tatsache, dass viele Teilnehmer nach der Konferenz einige Tage noch im Veranstaltungsort bleiben oder ihre Incentives veranstalten, um das touristische Angebot des Ortes zu genießen oder die Belegschaft einer Firma zu motivieren. Deswegen ist es empfehlenswert, einige Informationen über den Veranstaltungsort vorzubereiten, damit Konferenzteilneher – besonders aus Ausland – alle Vorteile einer Ortschaft probieren. Der Nutzen: wenn den Teilnehmern der Konferenzort gefällt, nehmen sie gerne an anderen Veranstaltungen in diesem Ort teil und empfehlen ihn ihren Kollegen weiter.
Bei der Vorbereitung einer Konferenz muss man sich um vieles kümmern. Aus der Angst oder wenn man keine genügende Erfahrung hat empfielt sich spezielle Agenturen, die die technische Seite einer Veranstaltung reibungslos vorbereiten. Sie sind Profis und sind fähig, ihren Kunden fachgemäß zu beraten.